DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
La
Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones, ha elaborado el presente Manual de Contabilidad para las Empresas
del Sistema Financiero, en adelante Manual de Contabilidad, de acuerdo con las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) emitidas por el IASB
que han sido oficializadas en el país por el Consejo Normativo de Contabilidad,
y con las normas y prácticas contables prudentes de uso internacional
establecidos para las empresas supervisadas.
El
Manual de Contabilidad para las empresas del sistema financiero tiene como
principales objetivos:
1.
Uniformizar el registro contable de las operaciones que realizan las empresas
autorizadas para operar en el sistema financiero del país, de acuerdo con la Ley
General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la
Superintendencia de Banca y Seguros, así como con las normas emitidas por esta
Superintendencia.
2.
Obtener estados financieros que reflejen, de manera transparente, la situación económico-financiera
y los resultados de la gestión de dichas empresas.
3.
Permitir que la información financiera constituya un instrumento útil para el
análisis y el autocontrol, así como para la toma de decisiones por parte de la
administración, dirección y propietarios de las empresas, para el público
usuario de los servicios financieros y de otras partes interesadas.
4.
Contar con una base de datos homogénea que facilite el funcionamiento fluido de
un sistema de indicadores de alerta oportuna, que permita el seguimiento y
control individual de las empresas del sistema financiero en su conjunto.
1.
Las entidades que deben aplicar el presente Manual son las empresas señaladas
en los literales A, B y C del artículo 16° de la Ley General, el Banco de la
Nación, el Banco Agropecuario, la Corporación Financiera de Desarrollo -
COFIDE, el Fondo MIVIVIENDA S.A., las Empresas Emisoras de Dinero Electrónico,
y en el caso de otras empresas cuando su aplicación sea requerida por la
Superintendencia. Asimismo, el Manual es aplicable a cada una de las sucursales
del exterior de las empresas señaladas anteriormente.
2.
Las cuentas contenidas en el Manual de Contabilidad no implican de por sí
autorización para realizar las operaciones relacionadas con tales cuentas;
debiendo las empresas efectuar sólo las operaciones que les permita la Ley
General y normas reglamentarias vigentes.
3.
Las disposiciones del presente Manual son aplicables a los estados financieros
anuales, así como a los estados financieros que son presentados en una
periodicidad mensual, trimestral o semestral, según corresponda.
REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Los
documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su
misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a
demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente,
estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos
comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
v En
ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
v Por
lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
v Constituyen
también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
v Permiten
el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
Clasificación de la documentación
Contable
Desde
el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los
comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de
pagos efectuados, etc.
Los
comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
v Factura
v Nota
de Débito
v Nota
de Crédito
v Ticket
v Recibo
v Pagaré
v Cheque
v Nota
de Crédito Bancaria
v Documentos
que sólo se archivan:
v Orden
de Compra
v Nota
de Venta
v Remito
v Resumen
de Cuenta
Por
otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una
registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos,
informes).
Obligados a emitir documentos
comerciales:
v Quienes
comercializan cosas muebles.
v Quienes
comercializan o prestan servicios.
v Quienes
se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los
documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha
de emisión del documento.
El archivo de documentos en una empresa es de vital
importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar,
clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en
su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse en formato papel,
muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una forma
mucho más eficiente.
Para empezar, debemos tener claro que el propio término
archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un
método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior,
cuando sea necesario.
El propio método para archivar documentos dice mucho
sobre el funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia
organización. Y es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de
documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear pérdidas
económicas.
Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos
con el ámbito legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los
requisitos de control y seguridad de la información para un buen tratamiento de
datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados documentos en
relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.
Por tanto, dentro de la competencia de gestión
documental, se requiere de un conjunto de conocimientos para el registro,
organización, almacenamiento y recuperación de la información. Hoy en día, esto
se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.
Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de
documentos digitales.
La digitalización documental no hace más fácil su
almacenaje por sí misma. Pese a que pasemos toda la documentación de formato
papel a lo digital mediante, por ejemplo, equipos de escáner, para formar parte
de la base de datos de redes privadas o en la nube; necesitamos adoptar hábitos
y métodos de archivo que nos facilite el trabajo.
Toma
nota de nuestras recomendaciones.
v Configurar un protocolo sobre cómo almacenar los
documentos digitales.
En este sentido es conveniente que todos los miembros de
la organización empresarial empleen el mismo sistema para almacenar la
información digital. Es decir, utilizar el mismo método para nombrar a los
archivos y a las carpetas, por ejemplo, recurriendo a fórmulas descriptivas,
acrónimos, etc.
v La importancia de las subcarpetas.
Es importante que todos tengan claro cuál es la jerarquía
de carpetas digitales que hay en el sistema de gestión documental. Cuando el
volumen de información es mayor es cuando hay mayor necesidad de subcarpetas
para distribuir de forma ordenada la información.
v Tener cuidado con las copias de seguridad.
Este es un paso que se hará automáticamente si contamos
con soluciones ECM para archivar documentos digitalmente. De esta forma
evitaremos, por ejemplo, tener que pasar a un disco duro extraíble información
que nos interese conservar.
v Emplear la fecha invertida para la codificación de
archivos.
Escribiendo primero el año, luego el mes y el día es un
método de gestión documental que permite al propio sistema ordenar a los
archivos digitales automáticamente por su fecha.
Todos los soportes contables deben
contener la siguiente información general:
v Nombre
o razón social de la empresa que lo emite.
v Nombre,
número y fecha del comprobante.
v Descripción
del contenido del documento
v Firmas
de los responsables de elaborar, revisar, probar y contabilizar los
comprobantes
v Permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
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